Digital Ware, la casa de software multilatina, y GSE, Gestión de Seguridad Electrónica, anunciaron recientemente su alianza estratégica que promete transformar la gestión del talento humano y los procesos documentales en las organizaciones. Esta colaboración ofrece una solución integral y confiable para las empresas que buscan optimizar la administración de su personal y garantizar la integridad y autenticidad de sus documentos electrónicos.

El principal objetivo de esta alianza es proporcionar una solución completa para la gerencia del talento humano, combinando el software Kactus HCM de Digital Ware con los servicios de firma digital y electrónica de GSE. Kactus HCM optimiza los procesos clave relacionados con la atracción, remuneración, desarrollo y retención del talento. Por otro lado, GSE aporta sus avanzadas capacidades de firma digital, electrónica y estampado cronológico para asegurar la validez y autenticidad de documentos cruciales como certificados laborales y contratos.

“Las expectativas que tenemos son claras en la búsqueda de mejorar significativamente varios aspectos operativos de las empresas que implementen estas soluciones. Se espera una simplificación de los procesos mediante la automatización de la firma digital y electrónica, lo que podría reducir los tiempos de gestión de documentos en hasta un 50-70%, eliminando la necesidad de papeleo físico y optimizando los flujos de trabajo. Además, esta automatización se traduce en una reducción importante de costos operativos de hasta un 30-40% en gastos asociados a la gestión manual de documentos y almacenamiento físico” asegura Javier Neira, director vertical HCM de Digital Ware.

La integración de la plataforma FirmaYa y la API de GSE con el sistema de gestión de personal Kactus HCM es el punto clave de la unión de las dos compañías, teniendo como resultado permitir la firma digital y electrónica de documentos PDF de manera directa, sin necesidad de adaptaciones adicionales por parte del cliente. La solución incluye:

• Firma Digital (Firma Electrónica Acreditada): utiliza un certificado digital emitido por GSE, garantizando la identidad del firmante y la integridad del documento, con validez legal en Colombia.
• Firma Electrónica Simple: ofrece una forma menos robusta pero igualmente eficaz para validar la identidad y la integridad de los documentos.
• Certificados Digitales: documentos electrónicos que confirman la identidad del firmante, permitiendo realizar transacciones electrónicas con validez legal.

Esta alianza surge como respuesta a la necesidad de garantizar la seguridad y autenticidad de documentos electrónicos en un entorno cada vez más digitalizado. Los retos incluyen el cumplimiento de normativas legales, la automatización de procesos para mejorar la eficiencia operativa, y la necesidad de una integración sencilla con sistemas preexistentes. La colaboración entre Digital Ware y GSE se enfoca en superar estos desafíos al ofrecer una solución robusta, legalmente válida y tecnológicamente avanzada.

La unión está dirigida a un amplio mercado, que incluye tanto a grandes como a pequeñas empresas. Las organizaciones que buscan mejorar la seguridad en las transacciones electrónicas, asegurar la validez jurídica de sus documentos y simplificar la gestión documental se beneficiarán enormemente. Los beneficios clave incluyen la simplificación de procesos, la reducción de costos operativos y una toma de decisiones más eficiente. La solución es flexible y escalable, adaptándose a las necesidades de cada cliente y permitiendo gestionar grandes volúmenes de documentos de manera segura.

La digitalización permitirá a las empresas tomar decisiones más rápidas y precisas, ya que los procesos automatizados brindan acceso inmediato a información relevante, facilitando una gestión más eficiente y basada en datos concretos. En conjunto, estas mejoras apuntan a una optimización integral de las operaciones empresariales.