La reforma pensional, que comenzará a regir en Colombia el 1 de julio de 2025, supone un gran cambio en el sistema de protección social del país y generará retos importantes para las pequeñas y medianas empresas. Siigo, como aliado estratégico en la gestión administrativa y contable de las pymes, destaca los desafíos más relevantes que este sector deberá enfrentar con la implementación de la reforma.

En primera instancia, uno de los mayores retos para estas empresas será la implementación del sistema de pilares, un modelo que reorganiza los aportes de los trabajadores y empleadores en un esquema mixto, lo que lo dividirá en tres pilares principales (Solidario, Contributivo, Voluntario).

Esta nueva estructura exige que las empresas calculen y distribuyan aportes tanto a Colpensiones como a fondos privados, dependiendo del ingreso y las semanas cotizadas de cada trabajador. Quienes ganen más de 2,3 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) deberán distribuir sus cotizaciones entre Colpensiones y una Administradora de Complementos para la Conservación del Ahorro Individual (ACCAI), aplicando esta medida a mujeres con menos de 750 semanas cotizadas y hombres con menos de 900 al 30 de junio de 2025.

Por esta razón, las pequeñas y medianas empresas deberán realizar ajustes importantes en sus procesos y sistemas de nómina, para asegurar el cumplimiento con las nuevas regulaciones, garantizar el correcto ahorro y evitar posibles sanciones. Para las pymes, esto podría representar un incremento en los costos adicionales relacionados con la implementación de nuevos sistemas de nómina, capacitación del personal y posibles incrementos en las contribuciones, lo que afectará especialmente a aquellas empresas con recursos limitados.

“Es fundamental que las pymes se preparen para enfrentar los desafíos que trae la nueva reforma pensional. En este momento, la búsqueda de asesoría especializada, la capacitación del equipo encargado de la gestión laboral y la inversión en soluciones tecnológicas que optimicen los procesos administrativos son acciones clave para garantizar una transición eficiente hacia el nuevo modelo” afirmó David Ortiz, CEO de Siigo Latam.

¿Qué obligaciones tienen las pymes de cara a la nueva reforma?

• Revisar y ajustar contratos laborales: incorporar cláusulas que contemplen las nuevas reglas sobre aportes pensionales.
• Comunicar los cambios a los empleados: brindar información clara sobre la redistribución de sus aportes y las alternativas en las ACCAI.
• Llevar un control detallado: registrar con precisión los aportes efectuados tanto a Colpensiones como a las ACCAI.

Aspectos clave para adaptar la nómina y cumplir con la norma

Para garantizar una transición eficiente al nuevo esquema de aportes, las empresas deben:

• Actualizar sus sistemas de nómina: asegurar que permitan gestionar correctamente la distribución de aportes entre Colpensiones y las ACCAI.
• Capacitar al equipo de recursos humanos y nómina: mantener al personal informado sobre las nuevas regulaciones y procedimientos.
• Implementar auditorías internas: verificar periódicamente que los aportes se realicen de forma correcta y dentro de los plazos establecidos.
• Invertir en soluciones tecnológicas: adoptar software de nómina actualizado, preferiblemente en la nube, que automatice el cálculo y distribución de aportes, minimizando errores y garantizando el cumplimiento normativo.