Nómina electrónica: la clave para que el aumento salarial de 2026 no se convierta en un problema tributario

El salario mínimo legal mensual vigente quedó establecido en $1.746.882, al que se suma un auxilio de transporte de $253.118 para quienes tienen derecho a este beneficio. Aunque el ingreso total puede llegar a $2.000.000, esta cifra funciona únicamente como marco de referencia. El punto central, desde el enfoque fiscal, es la correcta gestión de los pagos laborales y de los aportes obligatorios asociados.

En Colombia, los pagos por salarios, prestaciones sociales y aportes a seguridad social solo son deducibles en el impuesto de renta si el empleador cumple con las obligaciones legales y cuenta con los soportes exigidos por la DIAN. Esto incluye estar al día en aportes parafiscales y generar correctamente el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, requisito obligatorio para sustentar costos, gastos y deducciones relacionados con el personal.

La DIAN define este documento como el soporte de los valores devengados, los valores deducidos y el total pagado a cada trabajador, el cual debe generarse y transmitirse para validación, de manera individual, por cada beneficiario. Sin este respaldo, los pagos laborales pueden perder su efecto fiscal, incrementando la base gravable y el impuesto a pagar.

“El aumento salarial no debería convertirse en un problema tributario por falta de soporte. Contar con documentación clara y validada permite a las empresas demostrar ante la DIAN que los pagos se hicieron correctamente y que cumplen con los requisitos para ser deducibles”, afirma Caren Contreras, gerente de marca y experiencia de Facturatech.

Uno de los errores más frecuentes está en la confusión entre salario y auxilio de transporte. Mientras el salario base sí hace parte de la base para aportes y liquidaciones, el auxilio no constituye factor salarial ni integra la base de aportes a seguridad social o parafiscales. Registrar adecuadamente estas diferencias es clave para evitar inconsistencias, reprocesos y eventuales requerimientos de la autoridad tributaria.

Para las pequeñas empresas, donde los márgenes son reducidos, una mala documentación de los pagos laborales no solo afecta la operación mensual, sino que puede tener consecuencias al cierre del año fiscal. La falta de soportes válidos puede traducirse en mayores impuestos, sanciones o procesos de fiscalización. Por el contrario, una gestión ordenada y alineada con la normativa permite planear mejor y reducir riesgos.

En este escenario, el aumento salarial de 2026 deja de ser únicamente una noticia económica y se convierte en un llamado a revisar los procesos internos, fortalecer el soporte tributario y adoptar herramientas que garanticen cumplimiento, trazabilidad y claridad frente a las exigencias de la DIAN.