Pagó, pero la DIAN podría no reconocerle ese gasto

Pagarle a un diseñador, un electricista, un transportador o un profesional independiente puede tomar solo unos minutos, pero ese movimiento de dinero puede convertirse en un problema tributario si no cuenta con el soporte adecuado. Mientras la DIAN llega a validar hasta 35 millones de facturas y documentos electrónicos en un solo día y ya supera los 1,3 millones de facturadores electrónicos, todavía hay negocios que respaldan algunos de sus gastos únicamente con una cuenta de cobro y el comprobante de una transferencia.

La diferencia está en el documento soporte electrónico, requerido en determinadas operaciones realizadas con personas o proveedores que no están obligados a facturar. Es el comprador quien debe generarlo y transmitirlo a la DIAN cuando necesita respaldar costos, deducciones o impuestos descontables.

El riesgo es sencillo de entender. El dinero efectivamente salió de la cuenta de la empresa, el servicio pudo haberse prestado y el pago puede estar registrado en la contabilidad, pero si no se cuenta con el soporte tributario exigido, ese gasto puede no tener el mismo tratamiento fiscal. “Muchas empresas todavía creen que tener la cuenta de cobro y el comprobante de la transferencia es suficiente. Pagar demuestra que el dinero salió, pero no necesariamente que el gasto está correctamente soportado ante la DIAN. Esa diferencia puede terminar afectando la declaración de renta de un negocio”, afirma Caren Contreras, gerente de Marca y Experiencia de Facturatech.

Una obligación que aún genera dudas

El documento soporte no significa que un independiente que no está obligado a facturar tenga que convertirse en facturador electrónico. La responsabilidad corresponde al adquirente, que debe documentar la operación de acuerdo con los requisitos establecidos por la normativa.

Para los pequeños negocios, el reto está en incorporar este proceso sin convertirlo en una carga adicional. Quienes realizan pocos pagos de este tipo al mes suelen encontrarse con soluciones diseñadas para operaciones de mayor volumen, cuando en realidad necesitan una herramienta sencilla que responda a su ritmo de trabajo.

“La tecnología debería hacer más fácil el cumplimiento. Un pequeño negocio no tiene las mismas necesidades de una compañía que genera cientos de documentos al mes. Lo importante es que pueda cumplir correctamente sin que el proceso termine siendo más complejo que la operación que está respaldando”, agrega Contreras.

Es importante enfatizar que lacuenta de cobro puede continuar haciendo parte de la relación comercial entre las partes, pero no reemplaza el documento cuando este es exigible para efectos tributarios. En un sistema que procesa millones de documentos electrónicos cada día, conocer esta diferencia puede evitar que un gasto real termine sin el respaldo necesario para efectos fiscales.