En 2025, miles de colombianos firmaron contratos, créditos y autorizaciones desde su computador o celular, confiando en que el solo hecho de hacerlo en línea garantizaba su validez y respaldo legal; sin embargo, la rápida expansión de la digitalización dejó al descubierto una brecha silenciosa entre realizar un trámite digital y hacerlo correctamente, pues la facilidad del proceso llevó a que personas y empresas confundieran agilidad con seguridad jurídica.

Según las cifras, más de 20.000 compañías realizaron contratos y autorizaciones por canales digitales y una de cada seis incorporó estos mecanismos en su operación, mientras los sistemas de autenticación crecieron cerca de 21 % en el último año. Sin embargo, ese aumento no ha ido de la mano de un mayor entendimiento: el 45 % de las organizaciones reconoce que la resistencia cultural sigue frenando un uso adecuado de la firma digital y otro 35 % admite falencias en habilidades tecnológicas.

Estas son algunas de las conclusiones de un estudio elaborado por AUCO, compañía especializada en detección de fraude y verificación de identidad, que analizó cómo se gestionan en la práctica los trámites digitales en Colombia a partir de modelos avanzados de inteligencia artificial. El informe se centró en lo que ocurre en el día a día y no solo en lo que establece la norma.

Firma electrónica al tablero: así se ha integrado a la vida cotidiana

Los documentos que más se gestionan hoy por medios digitales son, en su mayoría, de uso cotidiano.

1. Contratos laborales y comerciales (30 %), por su alta rotación en empresas y prestación de servicios.

2. Pagarés y cartas de instrucciones para créditos (22 %), impulsados por el crecimiento de la banca digital.

3. Acuerdos de arrendamiento (15 %), especialmente en vivienda y locales comerciales.

4. Poderes y autorizaciones (10 %), muy usados en trámites administrativos y legales.

5. Consentimientos informados en el sector salud (8 %), sobre todo en procedimientos médicos.

6. Matrículas escolares y demás documentos académicos (11 %), como diplomas, actas y certificaciones.

7. Aceptación de seguros (4 %), en particular pólizas para vehículos, de salud y vivienda.

A nivel empresarial, la adopción de la firma electrónica mostró avances claros durante 2025.

1. Sector financiero de menor tamaño (28 %), donde la digitalización permitió agilizar créditos y validaciones.

2. Sector inmobiliario (22 %), impulsado por contratos de arrendamiento y compraventa.

3. Sector constructor (18 %), enfocado en reducir tiempos y costos operativos.

4. Telecomunicaciones (12 %), con avances más lentos pese a su volumen de usuarios.

5. Entidades públicas (10 %), aún condicionadas por marcos normativos y procesos rígidos.

6. Grandes corporaciones con alta rotación de personal (10 %), donde persiste una resistencia cultural y estructuras internas que retrasan la adopción plena de lo digital.

Cinco errores comunes al validar trámites digitales con firma electrónica

• Alguien más firma por la persona autorizada: en algunas empresas, varias personas usan la autorización del jefe para firmar documentos. En papel esto suele pasar sin problema, pero en procesos digitales bien hechos queda bloqueado.

• Usar textos pensados para el papel: todavía aparecen documentos que hablan de “dos copias originales”. En los trámites digitales solo existe un archivo válido, que se puede revisar y verificar en línea.

• No confirmar bien quién autoriza el documento: cuando el trámite llega a un correo que no es personal, el código se envía a otro número o no queda claro quién aprobó, el respaldo del documento se debilita.

• No dejar rastro del proceso: si no queda registro de cuándo, cómo y desde dónde se hizo el trámite, es una señal de alerta y conviene desconfiar.

• Pensar que la responsabilidad es de otro: los problemas aparecen cuando nadie revisa. La persona debe leer con atención, la empresa corregir errores a tiempo y la plataforma dejar evidencia clara del proceso. Si eso no pasa, el trámite pierde fuerza legal.

De cara a 2026, el estudio anticipa un cambio clave: ya no bastará con digitalizar trámites, sino con poder demostrar cómo se validó cada uno. Las empresas empezarán a exigir controles de identidad, confirmación por dos canales y trazabilidad completa como estándar, especialmente en procesos laborales, financieros y contractuales.

Para reducir riesgos, Montoya recomienda tres verificaciones mínimas antes de cerrar cualquier trámite digital: confirmar la identidad con una foto del rostro de la persona, validar el documento de identidad y contar con un segundo canal de confirmación, como un código enviado al correo o al celular.