Con la llegada del primer trimestre del año, las empresas colombianas entran en una etapa determinante para su gobierno corporativo: La preparación y realización de las asambleas ordinarias de accionistas. En estas reuniones se revisa el desempeño financiero del año anterior, se evalúa la gestión administrativa y se adoptan decisiones clave para el futuro de la compañía. Precisamente sobre este proceso gira el episodio más reciente del podcast de la firma Posse Herrera Ruiz, en el que las abogadas Susana Gómez y María Alejandra Medina, asociadas del equipo corporativo, de derecho y M&A, analizan los aspectos prácticos que administradores y empresas deben tener en cuenta para evitar contingencias legales.

Uno de los primeros puntos que se discuten es la convocatoria a la asamblea, un paso que suele asumirse como rutinario, pero que en la práctica exige una revisión cuidadosa de los estatutos de cada sociedad. Es indispensable señalar que los plazos pueden variar según el tipo de sociedad o lo que se haya establecido internamente. “Siempre es importante revisar los estatutos vigentes antes de hacer una convocatoria”, explica Gómez durante el episodio. La experta también advierte que el conteo de los días de antelación no sigue las mismas reglas que otros procesos legales. En materia societaria, ni el día de la convocatoria ni el de la reunión se incluyen en el cálculo, un detalle que puede afectar el derecho de los accionistas a revisar la información con la anticipación requerida.

Ese aspecto se conecta directamente con el derecho de inspección, una de las garantías fundamentales para los socios de una compañía. Este derecho permite a los accionistas examinar la información que será sometida a consideración en la asamblea, desde estados financieros hasta informes de gestión. “Es el derecho que tiene todo accionista de revisar la información que va a ser objeto de aprobación en la asamblea”, señala Medina al explicar el alcance de esta facultad.

La planeación previa también resulta determinante. Antes de que la asamblea general se reúna, muchas compañías deben convocar a su junta directiva para revisar y adoptar documentos como los estados financieros y el informe de gestión. Este proceso suele concentrarse en el mes de marzo, anualmente, lo que genera una presión adicional para administradores, contadores y revisores fiscales encargados de preparar la información.

Durante la reunión, la organización y la forma en que se registran las decisiones adquieren un papel central. Aunque cargos como el presidente o el secretario de la asamblea no siempre están regulados con precisión en la normativa, su presencia facilita la conducción de la reunión y el registro de las decisiones adoptadas. En compañías con numerosos accionistas, además, puede resultar útil que las actas reflejen con cierto detalle las intervenciones o desacuerdos que surjan durante la deliberación.

Las dinámicas de estas reuniones también han evolucionado. Tras la pandemia, muchas compañías optaron por formatos virtuales o mixtos, una modalidad que sigue siendo ampliamente utilizada. Sin embargo, este esquema exige mayor rigurosidad en el control del quórum y en la forma en que se deja constancia de la participación de los accionistas en cada decisión.

El episodio también recuerda que las autoridades pueden intervenir cuando existen controversias sobre las decisiones adoptadas en las asambleas. La Superintendencia de Sociedades, por ejemplo, tiene facultades para revisar actas, solicitar información o analizar impugnaciones cuando accionistas o terceros consideran que hubo irregularidades en el proceso.

Frente a este escenario, se coincide en que la clave está en la anticipación. Contar con una adecuada planeación, garantizar el acceso a la información y documentar correctamente cada decisión son prácticas que permiten que la temporada de asambleas transcurra con mayor seguridad jurídica y transparencia para las compañías.