Un informe económico de la firma de auditoria Russell Bedford advierte cuáles son las ocho fallas más comunes que las compañías pasan por alto y que, en poco tiempo, terminan convertidas en requerimientos formales de la DIAN, causando sanciones millonarias y procesos administrativos que afectan la operación y ponen en riesgo su reputación.

De acuerdo con la el análisis, los errores más comunes inician con cifras que no cuadran y reportes entregados fuera de plazo, hasta advertencias del revisor fiscal que son ignoradas, decisiones mal documentadas, problemas de caja que llevan a financiar impuestos y respuestas deficientes a requerimientos oficiales.

Según las cifras estos riesgos ya no son solo producto de un descuido o simple casualidad. De acuerdo con indicadores oficiales de la DIAN, en lo corrido de 2025 la entidad registró 250 alertas por incumplimiento y proyectó cerca de 400 sanciones adicionales, asociadas en su mayoría a fallas formales que pasaron desapercibidas, pero que se habrían podido evitar con correcciones oportunas.

1.           Cuando las cifras no cuadran y el sistema prende la alerta: hoy los entes de control cruzan información en tiempo real

Desde 2025 se intensificaron los cruces automáticos entre facturación electrónica, información exógena y declaraciones, por lo que cualquier inconsistencia activa rápidamente requerimientos formales de la DIAN. “Por eso, si las cifras no coinciden entre contabilidad, impuestos y reportes enviados, la autoridad asumirá que el problema no es un error aislado, sino una falla de control que debe revisarse”, asegura Carlos Linares, socio de auditoría de Russell Bedford Bogotá.

2.           Ignorar al revisor fiscal: el error que termina saliendo caro

En muchas organizaciones, la revisoría fiscal se cumple solo como requisito. Las advertencias no llegan a la gerencia o a la junta, o se archivan sin decisiones. “Cuando esto ocurre, el riesgo deja de ser operativo y se convierte en un problema de gobierno corporativo, con responsabilidades directas para administradores y juntas”, agrega Linares.

3.           Buenas utilidades, malas decisiones: cuando los números ya no protegen

No todas las alertas están en los estados financieros. Contratos mal redactados, operaciones con partes relacionadas sin sustento de mercado o estrategias tributarias agresivas pueden encender alarmas, aun cuando la empresa muestre utilidades. Hoy, el regulador analiza cómo se tomaron las decisiones y qué soporte existe. Si no hay documentación clara que justifique la razonabilidad de una operación, para la autoridad esa decisión simplemente no existe.

4.           Falta de caja hoy, sanciones mañana: el costo de financiar impuestos

La presión de liquidez suele empujar a aplazar el pago de tributos, atrasar compromisos laborales o acudir de forma recurrente a acuerdos de pago. Aunque estas decisiones alivian el corto plazo, generan intereses diarios y multas acumulativas, y se convierten en una señal temprana de riesgo. En la práctica, financiar impuestos suele salir más caro que ajustar a tiempo la operación o el flujo de caja.

5.           Responder mal un oficio: cómo un requerimiento se convierte en sanción

Muchas sanciones no nacen del error inicial, sino de la respuesta. Contestar fuera de plazo, de forma incompleta o sin sustento técnico transforma una corrección menor en una sanción costosa. Los plazos importan tanto como el contenido: incluso un día de retraso en una obligación formal puede activar multas, aun cuando no exista impuesto a cargo.

6.           El riesgo invisible: proveedores y socios que ponen a la empresa en la mira

Fallas en la debida diligencia de terceros —proveedores, socios o intermediarios— pueden exponer a sanciones reputacionales y legales, incluso sin una falta directa de la empresa. “Pagos que no encajan con la operación o contratos incompletos suelen pasar desapercibidos hasta que el regulador revisa el contexto real. En estos casos, lo que hace el tercero también compromete a la organización”, advierte Linares.

7.           Auditorías que no incomodan y problemas que se acumulan

Auditorías internas “de papel”, con informes que no llegan a la junta, hallazgos que se repiten sin correctivos o falta de independencia, debilitan una de las principales líneas de defensa. Cuando la auditoría no genera cambios, no reduce riesgos: los acumula, y esa debilidad suele aparecer como agravante en procesos sancionatorios.

8.           La cultura del “eso no es grave”: la alerta que nadie ve venir

Más allá de normas y sistemas, hoy se evalúan comportamientos. Minimizar errores, restar importancia a alertas técnicas o desincentivar a quien reporta problemas refleja una cultura de cumplimiento débil. Las frases cotidianas también dejan huella: cuando cumplir se ve como una carga y no como parte del negocio, el riesgo sancionatorio aumenta, incluso en empresas financieramente sólidas.

Antes de que termine el primer trimestre de 2026, toda empresa debería poder responder con claridad estas preguntas básicas: ¿los reportes salen a tiempo?, ¿los errores se corrigen o se repiten?, ¿las advertencias llegan a la alta dirección?, ¿las decisiones relevantes están documentadas?, ¿los pagos obligatorios se cumplen sin aplazamientos?

El mensaje es claro: las sanciones casi nunca aparecen de la nada, se construyen con el tiempo, a partir de pequeñas decisiones que nadie quiso enfrentar. En un entorno de fiscalización más ágil y sanciones más costosas en Colombia, detectar estas señales y corregirlas a tiempo ya no es solo cumplir la norma, es proteger la operación, la reputación y a quienes toman las decisiones en 2026.