Reforma pensional entra en cuenta regresiva: empresas tienen siete meses para preparar nómina y aportes

Con una fecha definida para la entrada en vigencia de buena parte de la reforma pensional, la discusión para las empresas empieza a cambiar de terreno. Más allá del alcance jurídico del reciente fallo de la Corte Constitucional, los próximos meses serán determinantes para revisar cómo las nuevas reglas impactarán procesos de nómina, seguridad social, contratación y administración de la información de los trabajadores.

La Corte declaró exequible la mayoría de las disposiciones de la Ley 2381 de 2024 frente a los vicios de procedimiento analizados y fijó el 1 de abril de 2027 como fecha de entrada en funcionamiento del nuevo sistema. Un grupo puntual de disposiciones deberá regresar a la Cámara de Representantes para subsanar su trámite dentro de los 30 días hábiles establecidos por el Tribunal.

Para KPMG, la decisión aporta mayor claridad sobre el calendario, pero también pone en marcha una etapa de preparación que las compañías no deberían dejar para los últimos meses.

“El fallo reduce una parte importante de la incertidumbre y traslada la conversación hacia la implementación. Abril de 2027 puede parecer todavía lejano, pero revisar la población de trabajadores, validar información, ajustar parametrizaciones de nómina y preparar los procesos de aportes requiere tiempo. El principal riesgo sería entender la reforma únicamente como un cambio para el afiliado, cuando también tendrá implicaciones operativas y de cumplimiento para los empleadores”, señaló María Camila Ortiz, Gerente de Servicios Legales de KPMG Law en Colombia.

Una misma empresa podrá tener trabajadores bajo reglas distintas

Uno de los principales retos estará en identificar correctamente quiénes quedan cobijados por el nuevo sistema y quiénes permanecen bajo el régimen de transición. La Ley establece este último para mujeres con 750 semanas o más cotizadas y hombres con 900 semanas o más, mientras los demás afiliados sujetos a la reforma ingresarán a la nueva estructura de pilares.

Esto implica que dentro de una misma organización podrán coexistir trabajadores con tratamientos pensionales diferentes, por lo que la calidad y actualización de la información laboral y de seguridad social adquirirá mayor relevancia.

Para quienes entren al nuevo esquema contributivo, las cotizaciones correspondientes a ingresos entre uno y 2,3 salarios mínimos serán administradas por Colpensiones, mientras los aportes sobre el excedente y hasta 25 salarios mínimos se dirigirán al componente de ahorro individual. La tasa general de cotización se mantiene en 16%.

Además, la reforma contempla aportes progresivos al Fondo de Solidaridad Pensional para determinados niveles de ingreso, con porcentajes que van desde 1,5% hasta 3%, lo que también deberá reflejarse correctamente en la liquidación de aportes.

Desde la perspectiva empresarial, esto convierte la implementación en un ejercicio que requiere coordinación entre áreas legales, talento humano, nómina, tecnología y proveedores de servicios. Antes de abril, las compañías podrían revisar la clasificación de su población laboral, consistencia de semanas y datos disponibles, reglas de parametrización y procedimientos para direccionar correctamente los aportes.

Los cambios también alcanzan la contratación de servicios

Otro frente que merece preparación está en los trabajadores independientes vinculados mediante contratos de prestación de servicios. El análisis de KPMG sobre la Ley 2381 señala que el nuevo modelo contempla que el contratante descuente de los honorarios el monto correspondiente a la cotización y efectúe el pago al sistema, un cambio frente al esquema en el que el contratista realiza directamente sus aportes.

Para compañías con una participación relevante de contratistas, este punto puede exigir revisar procesos administrativos, contratos, pagos y responsabilidades internas, además de la interacción entre las áreas encargadas de cuentas por pagar y seguridad social.

“La implementación no debería empezar por el software, sino por entender la población de la organización y cómo le aplica la reforma. Una vez identificados trabajadores en transición, afiliados al nuevo sistema, niveles de ingreso y contratistas, será posible determinar qué procesos deben modificarse y dónde existen riesgos de información o cumplimiento. Ese diagnóstico previo puede evitar ajustes de última hora”, explicó Ortiz.

El fallo da una fecha, pero no cierra todos los debates

La decisión de la Corte se concentró en los vicios de procedimiento examinados y no constituye un pronunciamiento definitivo sobre todos los cuestionamientos materiales que puedan formularse contra la reforma. De hecho, el debate constitucional continuará sobre demandas que cuestionan aspectos de fondo de la Ley.

Para las empresas, esto plantea un escenario particular: prepararse con base en las reglas actualmente definidas, sin perder capacidad para ajustar los procesos ante nuevas decisiones judiciales o reglamentarias.

La prioridad durante los próximos meses estaría, por tanto, en construir una hoja de ruta flexible: identificar impactos, definir responsables, revisar proveedores y sistemas, preparar comunicaciones para los trabajadores y mantener seguimiento sobre el trámite de las disposiciones que regresan al Congreso y las reglamentaciones que acompañen la puesta en marcha del nuevo modelo.

“La existencia de discusiones jurídicas pendientes no debería traducirse en inacción. Hoy existe una fecha de referencia y un conjunto amplio de reglas sobre las cuales las compañías pueden comenzar a trabajar. La preparación temprana permite avanzar en aquello que ya es previsible y conservar margen para ajustar lo necesario si el marco cambia antes de abril de 2027”, concluyó Ortiz.