Cuatro prácticas para proteger la información financiera de las pymes

Cuando se habla de ciberseguridad, es común pensar en grandes compañías y ataques sofisticados. Sin embargo, para las pequeñas y medianas empresas, proteger la información que hace parte de su operación diaria también es una prioridad. Facturas, datos de clientes, cuentas por cobrar, comprobantes de pago y registros de ventas contienen información que permite operar el negocio y que, en las manos equivocadas, puede ser utilizada para cometer fraudes.

El panorama de 2026 confirma que el riesgo sigue presente. De acuerdo con el CSIRT de la Policía Nacional, en el primer trimestre del año se identificaron 831 indicadores de compromiso asociados a campañas maliciosas en Colombia, que combinan técnicas de ingeniería social y malware y pueden afectar tanto a organizaciones como a ciudadanos.

Desde Alegra, líder en soluciones de inteligencia artificial para la gestión financiera de pymes en Latinoamérica, señalan que la protección de la información es un aspecto clave en un entorno en el que cada vez más procesos del negocio se apoyan en herramientas digitales. La compañía presentó recientemente su primer agente de IA para contabilidad, que permite a empresarios y contadores consultar información sobre ventas, gastos, inventarios y movimientos bancarios mediante instrucciones en lenguaje natural, así como generar reportes y analizar resultados.

El acceso a estos datos facilita el seguimiento de la operación y la toma de decisiones, pero también pone de relieve la importancia de adoptar buenas prácticas para evitar que información sensible quede expuesta a accesos no autorizados o intentos de fraude. Por eso, la seguridad debe incorporarse desde el desarrollo de las plataformas tecnológicas y mantenerse como una prioridad para las empresas que gestionan información financiera y contable.

“Cuando hablamos de ciberseguridad en una pyme, también estamos hablando de proteger su operación. Una factura, una cuenta por cobrar o la información de un cliente pueden parecer datos aislados, pero en conjunto contienen información valiosa sobre cómo funciona una empresa. Por eso es importante establecer mecanismos que permitan protegerlos y controlar quién puede acceder a ellos”, explicó David Sánchez Head de Producto de Alegra.

No todos los incidentes requieren conocimientos técnicos avanzados. Un correo que suplanta a un proveedor, una contraseña compartida entre colaboradores, un archivo adjunto desconocido o un equipo sin respaldo pueden convertirse en puntos de entrada para afectar la información de una empresa.

Alegra recomienda cuatro prácticas para fortalecer la seguridad de la información financiera de las pymes:

• Respaldar y proteger la información en la nube: utilizar soluciones en la nube permite centralizar la información financiera y contable, acceder a ella desde distintos lugares y reducir la dependencia de archivos almacenados en equipos individuales. Además, contar con mecanismos de respaldo y recuperación ayuda a restablecer la información ante pérdidas, fallas técnicas o incidentes de seguridad. En el caso de Alegra, la plataforma opera sobre la infraestructura de Amazon Web Services (AWS), utilizada también por empresas de distintos sectores para alojar sus sistemas y servicios digitales.

• Controlar los accesos: cada colaborador debería contar únicamente con los permisos que necesita para realizar sus funciones. Revisar periódicamente quién puede consultar, modificar o descargar información ayuda a reducir riesgos y permite identificar con mayor facilidad cualquier actividad inusual.

• Fortalecer las contraseñas: utilizar claves únicas y robustas, evitar compartirlas entre colaboradores y activar la autenticación de dos factores cuando esté disponible son medidas básicas para proteger cuentas y plataformas. También es importante revisar los accesos cuando una persona cambia de rol o deja la compañía.

• Verificar antes de realizar pagos: una solicitud inesperada para cambiar una cuenta bancaria, actualizar los datos de un proveedor o realizar una transferencia debe verificarse por un canal independiente antes de ejecutarse. Este paso puede ayudar a detectar intentos de suplantación o fraude antes de que afecten las finanzas de la empresa.

Para las empresas tecnológicas, estos retos adquieren una dimensión adicional: a medida que una plataforma crece y llega a nuevos mercados, también aumenta la responsabilidad de proteger la información de sus usuarios y mantener su confianza. Por eso, la seguridad debe ser parte del diseño y la evolución de los productos digitales, así como de los hábitos de las empresas que los utilizan.

“Digitalizar la información debe ir acompañado de hábitos de seguridad. No basta con tener los datos organizados; las empresas también necesitan saber quién puede acceder a ellos, cómo están respaldados y qué hacer cuando reciben una solicitud que parece inusual. La prevención debe formar parte de la rutina del negocio”, agregó Sánchez.

En el marco del Mes de la Ciberseguridad, esta fecha se convierte en una oportunidad para que las empresas revisen sus prácticas de protección y fortalezcan la seguridad de la información que hace parte de su operación diaria. Para las pymes, avanzar en estos hábitos no solo contribuye a prevenir incidentes, sino también a proteger la continuidad del negocio y la confianza de sus clientes.