En un entorno donde la eficiencia operativa y el control financiero son clave para la competitividad, Corona, una de las multinacionales industriales más representativas de Colombia, con 21 plantas de manufactura en el país, operaciones en México, Centroamérica y Estados Unidos, transformó su gestión de gastos corporativos al pasar de procesos manuales y fragmentados a un modelo digital, estandarizado y trazable, reduciendo tiempos que antes tomaban semanas a días de la mano de SAP Concur. 

El reto a superar

Con más de 140 años de historia y una operación que abarca múltiples países, Corona enfrentaba un reto creciente: gestionar de manera eficiente miles de solicitudes, anticipos y legalizaciones de gastos en una organización con más de 800 usuarios activos en estos procesos.

Antes de su transformación, la compañía operaba con esquemas manuales basados en hojas de cálculo, formatos físicos y flujos logísticos complejos entre áreas e incluso entre países. Esto no solo implicaba una alta carga operativa, sino también limitaciones en la trazabilidad de la información, riesgos de error y dificultades para responder a auditorías y requerimientos regulatorios.

“El proceso era bastante dispendioso, no solo por el alto volumen de transacciones, sino porque cualquier error implicaba reprocesar y volver a empezar”, señala Andrés Eslava, Líder de Causación de Corona. Además, aclara, no había visibilidad en tiempo real sobre el estado de solicitudes, flujos de aprobación y tiempos de respuesta.

Para responder a este desafío, Corona implementó las soluciones Concur Request y Essential Care de SAP Concur, con el objetivo de centralizar, estandarizar y automatizar la gestión de gastos en toda su operación.

La transformación permitió que procesos que antes tardaban entre 15 y 20 días hoy puedan completarse en cuestión de días, al tiempo que se consolidó un entorno digital que gestiona cerca de 2.500 reportes trimestrales con múltiples soportes de manera ordenada y trazable.

La trazabilidad como solución

Más allá de la eficiencia operativa, la trazabilidad como cambio marcó una evolución en el rol del área financiera dentro de la organización.

“Pasamos de un proceso altamente operativo a uno mucho más analítico, enfocado en validar la información y no en reprocesarla”, destaca Jained León, Gerente de Contabilidad e Impuestos de Corona.

Hoy, la gestión que antes requería la intervención de múltiples personas se concentra en un solo rol, liberando tiempo y recursos para actividades de mayor valor estratégico. Además, la centralización de la información ha fortalecido el control interno, la visibilidad del gasto y la capacidad de respuesta ante auditorías.

La disponibilidad de datos estructurados y en tiempo real también ha abierto nuevas oportunidades para el análisis del gasto, permitiendo identificar patrones, optimizar recursos y tomar decisiones más informadas.

Lo que comenzó como un proyecto de digitalización se consolida hoy como un paso clave en la evolución de Corona hacia una gestión financiera más estratégica, donde la tecnología no solo optimiza procesos, sino que impulsa la toma de decisiones basada en datos.

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