La sostenibilidad de clínicas y hospitales también se define en su gestión administrativa

La cartera reportada por 232 clínicas y hospitales alcanzó $25,7 billones a diciembre de 2025, según el estudio de cartera hospitalaria de la Asociación Colombiana de Hospitales y Clínicas, una presión sobre la liquidez que pone la eficiencia de los procesos internos en el centro de su sostenibilidad. En ese contexto, facturar a tiempo, evitar reprocesos y registrar correctamente cada servicio tiene un efecto directo sobre el flujo de recursos.

A esa presión se suman nuevas exigencias de trazabilidad e interoperabilidad en la operación de las instituciones. La Resolución 1799 de 2026 del Ministerio de Salud incorporó el Resumen Digital de Atención para la dispensación de medicamentos y refuerza el registro interoperable de esta cadena, desde la prescripción hasta la entrega. El marco incluye además la factura electrónica de venta en salud con Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), que exige que cada cuenta llegue soportada, coherente con lo ocurrido en la atención y ajustada al estándar técnico desde el primer intento.

Para Siesa, compañía colombiana especializada en el desarrollo de software de gestión empresarial, este marco vuelve a poner en primer plano la necesidad de conectar la información clínica y administrativa de las instituciones de salud.

“En salud, la sostenibilidad financiera no empieza en el momento de cobrar una factura, sino mucho antes, cuando se registra cada atención, medicamento y procedimiento. Si esa información no fluye de manera integrada entre la operación clínica y la administrativa, aparecen reprocesos, cuentas que se demoran y recursos que pueden dejar de recuperarse. El reto es pasar de administrar información fragmentada a gestionar una operación en la que cada servicio prestado se convierta oportunamente en ingreso”, explicó Sara Galíndez, Gerente de Hoteles y Salud de Siesa.

La información fragmentada también le cuesta ingresos a las instituciones

Uno de los principales puntos de quiebre está en el paso de la atención a la facturación. Un medicamento que se dispensa y se carga tarde, un procedimiento que queda registrado en un sistema distinto o una tarifa mal parametrizada generan diferencias que terminan en devoluciones, glosas o servicios que nunca se cobran. Para Siesa, esta es una fuga invisible de ingresos que se acumula en distintos puntos de la operación.

Según la compañía, esa fragmentación aparece en momentos como estos:

• Farmacia e inventarios: medicamentos e insumos utilizados durante la atención que no se cargan oportunamente a la cuenta del paciente. Cuando ese cargo no se hace, el consumo real por servicio se diluye, lo que dificulta ajustar el stock, reducir vencimientos y negociar con los proveedores a partir de datos sólidos.

• Cirugía y procedimientos: paquetes, honorarios, materiales e insumos que se registran en procesos separados y requieren conciliaciones posteriores. Los materiales de osteosíntesis son un ejemplo frecuente, y su registro en formatos aparte aumenta el riesgo de que lo utilizado en el procedimiento no coincida con lo que finalmente se liquida.

• Admisiones y autorizaciones: información del paciente, del contrato o de la autorización que no se valida a tiempo y genera inconsistencias desde el inicio de la atención. La Compañía plantea validar derechos y autorizaciones en línea desde el ingreso, de modo que la cuenta nazca bien y no tenga que corregirse cuando ya va camino a la radicación.

• Contratos y tarifas: condiciones pactadas con los pagadores que no están parametrizadas en los sistemas que liquidan los servicios. Con frecuencia esos contratos viven en hojas de cálculo, y sin un costo real por servicio la institución termina negociando tarifas a ciegas y aceptando condiciones que pueden generarle pérdidas sin advertirlo.

• Historia clínica y facturación: diferencias entre lo registrado durante la atención y lo que finalmente llega a la cuenta, que se traducen en reprocesos, devoluciones o glosas. Según Siesa, una parte importante de las glosas se origina en errores administrativos evitables, como soportes incompletos, tarifas mal aplicadas o inconsistencias entre la factura y los RIPS, y no en la pertinencia médica.

El efecto financiero va más allá de la carga administrativa. Siesa señala que estas desconexiones retrasan el cierre de las cuentas, extienden los tiempos de radicación, dificultan la gestión de cartera y limitan la capacidad de las instituciones para conocer cuánto cuesta realmente prestar un servicio. En un sistema donde la liquidez es una preocupación central, reducir esos puntos de fricción hace parte de la gestión financiera.

Del servicio registrado al ingreso recaudado

Ante este escenario, Siesa recomienda priorizar la integración del ciclo completo de ingresos, desde la admisión hasta el recaudo. Esto implica conectar la información clínica y administrativa, automatizar la captura de cargos, validar los datos antes de la facturación, gestionar las glosas con trazabilidad y relacionar el consumo asistencial con los costos e inventarios.

Esta integración también cambia el papel de los equipos administrativos. Al reducir tareas de digitación, conciliación y corrección de errores, las instituciones dedican más tiempo al análisis de costos, la gestión de cartera, la revisión de contratos y la planeación de sus servicios.

“En un entorno donde las instituciones enfrentan presiones que no siempre pueden controlar, la gestión interna es uno de los espacios donde sí pueden actuar. Integrar la información clínica y administrativa permite reducir pérdidas evitables, mejorar la oportunidad del recaudo y tomar decisiones sobre costos, servicios y contratación con una visión más completa de la operación. La tecnología es el medio y el propósito es contribuir a la sostenibilidad de las instituciones de salud”, concluyó Galíndez.