Las empresas destinan hasta 30% de su tiempo a buscar información

Aunque las organizaciones han avanzado significativamente en la digitalización de documentos y procesos, uno de sus principales desafíos sigue siendo encontrar y utilizar de manera eficiente la información que ya poseen.

El reto es mayor de lo que parece. Estudios de mercado indican que los trabajadores del conocimiento pueden destinar cerca del 30% de su jornada laboral a buscar información, mientras que otros análisis estiman que esta tarea consume aproximadamente 1,8 horas diarias por colaborador.

Frente a esta realidad, la inteligencia artificial está impulsando una nueva etapa en la transformación digital. Ahora los documentos no solo se almacenan: también pueden entenderse, resumirse, analizarse y convertirse en una fuente activa de conocimiento para el negocio.

Para Controles Empresariales, esta evolución representa una oportunidad para que las organizaciones aprovechen mejor la información contenida en contratos, propuestas comerciales, informes, manuales, políticas y otros activos documentales que tradicionalmente requerían revisión manual.

“Hoy el verdadero valor está en lo que las empresas pueden hacer con esa información: conectar datos, procesos y tecnología para dar mayor autonomía a sus equipos, ganar productividad y tomar decisiones más ágiles”, afirmó Vanessa Delgado, gerente de Alianzas Estratégicas de Controles Empresariales.

Tradicionalmente reconocida por sus soluciones creativas, Adobe está ampliando su propuesta empresarial mediante capacidades de inteligencia artificial aplicadas a documentos, colaboración y gestión de información. El objetivo es permitir que las organizaciones interactúen de manera más natural con el conocimiento que generan diariamente.

“La conversación ya no es IA para crear contenido, sino IA para entender el conocimiento de la organización. La diferencia está en que una herramienta generativa tradicional responde con información general, mientras que la inteligencia artificial aplicada a documentos puede trabajar sobre la información propia de la empresa, comprender el contexto de cada documento, mantener trazabilidad sobre las interacciones realizadas y asegurar que el conocimiento se consulte bajo políticas de gobernanza, seguridad y control definidas por la organización. El verdadero valor está en transformar la información corporativa en un activo confiable, accesible y accionable para la toma de decisiones”, explicó Delgado.

El impacto ya empieza a reflejarse en indicadores concretos. De acuerdo con información presentada por Adobe y referenciada por Controles Empresariales, las organizaciones pueden alcanzar mejoras de hasta 45% en eficiencia para resumir y analizar documentos y de hasta 30% en actividades relacionadas con generación de contenido y aprovechamiento de información empresarial. 

Estas capacidades pueden beneficiar áreas como ventas, recursos humanos, operaciones, administración y servicio al cliente, donde gran parte de las actividades dependen de localizar, interpretar y utilizar información contenida en documentos. Asimismo, algunas de estas soluciones permiten centralizar información en espacios colaborativos diseñados para trabajar con hasta 100 archivos integrados en un mismo entorno documental, facilitando el acceso al conocimiento y reduciendo problemas asociados con múltiples versiones de un mismo documento.

Para Controles Empresariales, el siguiente paso de la transformación digital consistirá en ayudar a las empresas a convertir grandes volúmenes de información en decisiones más rápidas, procesos más eficientes y una mayor capacidad de innovación.

En un entorno donde la información crece más rápido que la capacidad de procesarla, la ventajacompetitiva ya no estará en generar más documentos, sino en convertirlos en conocimiento accionable, seguro y gobernado para acelerar los resultados del negocio.