Cumplimiento laboral y eficiencia financiera: la clave para cerrar el año sin sobrecostos

El cierre del año representa un desafío financiero estratégico para las empresas en Colombia, especialmente en lo relacionado con el cumplimiento y la gestión de recursos humanos.

El cierre del año representa un desafío financiero estratégico para las empresas en Colombia, exige el cumplimiento de múltiples obligaciones legales, contables y de seguridad social. El incumplimiento puede generar sanciones administrativas, intereses de mora, y afectar la reputación de la empresa ante entidades de control y partes interesadas.

Desde G&D Consulting señalan que una adecuada gestión en el cumplimiento laboral y de recursos humanos, mitiga la acumulación de pasivos laborales y afectación al flujo de caja, así, una gestión ordenada permite mantener la continuidad operativa y controlar gastos asociados a nómina y prestaciones sociales.

Expertos en cumplimiento laboral, nómina y recursos humanos, indican 7 situaciones que deben considerar en la agenda administrativa de cada empresa.

1. Liquidación y pago de nómina de diciembre

• Pago oportuno: La ley exige que la nómina de diciembre se pague antes del 20 de diciembre, salvo pacto diferente (Art. 139 del Código Sustantivo del Trabajo).
• Incluya todos los conceptos devengados: horas extras, comisiones, bonificaciones, auxilio de transporte (si aplica), y otros factores salariales.
• Cálculo correcto de cesantías, intereses sobre cesantías y prima de servicios: Asegúrese de que los valores se liquidan conforme al salario del mes y al tiempo trabajado en el semestre (15 días por cada semestre completo o proporcional).

Recomendación: Revisar si hubo modificaciones salariales durante el año que afecten el cálculo de prestaciones sociales.

2. Pago de prestaciones sociales antes del 20 de diciembre

• Prima de Navidad (segunda cuota): Debe pagarse antes del 20 de diciembre (Art. 306 del CST). Corresponde a una (1) mensualidad o proporcional si el vínculo no cubrió todo el año.
• Cesantías e intereses sobre cesantías: Se deben liquidar al 31 de diciembre y consignar antes del 14 de febrero de 2026 en fondos de cesantías autorizados, pero deben aparecer contabilizadas en la provisión de diciembre.

Importante: Verificar que los empleados hayan elegido fondo de cesantías. Si no lo han hecho, la empresa debe consignar en el fondo predeterminado según la convención colectiva o en el de mayor cobertura.

3. Reporte y actualización en el Sistema de Información de Riesgos Laborales (SIRL / SIRE)

• SIRE (Sistema de Información de Riesgos Laborales): Todas las empresas deben reportar mensualmente los datos de afiliación y variaciones en riesgos laborales.
• Cierre de año: Revisar que todos los empleados estén correctamente reportados, especialmente si hubo:
• Ingresos o retiros en diciembre.
• Cambios en centro de trabajo o actividades de alto riesgo.
• Reporte de incapacidades o accidentes de trabajo.

Consecuencia: Errores en el SIRE afectan la calificación del riesgo y el pago de cotizaciones a ARL.

4. Registro y actualización en RUTEC (Registro Único de Trabajadores del Estado y del Sector Privado con Capacidades Diferentes)

• Obligación legal: Empresas con 50 o más trabajadores deben cumplir la cuota del 2% de personas con discapacidad (Ley 361 de 1997).
• Si la empresa no cumple con la cuota, debe realizar el pago de la monetización ante el SENA.
• RUTEC: Debe registrarse y actualizarse anualmente en el portal del SENA.
• Validación del pago: Si la empresa opta por la monetización, el pago debe realizarse antes del 31 de diciembre y reportarse en el sistema.

Verificación: Ingrese a RUTEC y confirme que:

• Los empleados con discapacidad están debidamente registrados.
• El número de trabajadores activos al 31 de diciembre es el correcto.
• El pago de monetización, si aplica, está certificado.

5. Pago y certificación de aportes a seguridad social (PILA)

• La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) de diciembre de 2025 debe presentarse y pagar antes del 14 de enero de 2026.
• Sin embargo, la provisión contable debe registrarse en diciembre, incluyendo:
• Salud (EPS)
• Pensión (AFP o Régimen Público)
• ARL
• Caja de compensación
• ICBF y SENA (solo para empresas con nómina > 10 SMMLV)

Recomendación anticipada: Valide que los Números de Identificación del Aportante (NIA) estén activos y sin bloqueos.

6. Revisión de contratos y novedades laborales

• Renovaciones: Contratos a término fijo que venzan en enero de 2026 deben ser analizados antes del cierre (recordar límite de 3 renovaciones).
• Terminaciones: Si se van a realizar despidos en diciembre, garantice el pago de:
• Indemnizaciones (si aplica).
• Cesantías acumuladas.
• Vacaciones no disfrutadas.
• Registros en el Ministerio del Trabajo: Actualice el Registro Único Empresarial y del Empleo (RUE) si hubo cambios en la estructura o planta.

7. Informes a entidades de control

• Informe de Parafiscales (SENA – ICBF): Algunas cámaras de comercio o entidades territoriales exigen certificaciones anuales de cumplimiento.
• Declaración del Impuesto de Industria y Comercio (ICA): Incluir nómina anual como base de cálculo en municipios que lo requieran.

A esto se suma la necesidad de anticiparse a los horarios especiales del sistema bancario durante la temporada decembrina. Programar con tiempo las transferencias de nómina y los aportes a seguridad social y parafiscales es clave para evitar incumplimientos legales que impacten los estados financieros y la reputación empresarial.

Finalmente, las celebraciones de fin de año también deben gestionarse desde una perspectiva de riesgo y sostenibilidad. Promover eventos responsables, inclusivos y alineados con las políticas internas reduce contingencias legales y fortalece la imagen corporativa. Una correcta estrategia de compliance en recursos humanos se consolida, así como un aliado financiero para iniciar el nuevo año con estabilidad y control.