Cinco aspectos que hoy revisa la DIAN y que muchas empresas pasan por alto

En lo que va de 2026, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha intensificado sus operativos de control tributario y superado en más del 40 % las metas de años anteriores, con la revisión de más de 38.500 facturas por un valor superior a $19.000 millones. Más allá de las cifras, estos resultados reflejan un cambio estructural en la forma en que la autoridad ejerce el control. Hoy la fiscalización se apoya en el análisis automatizado de información, inteligencia artificial y cruces entre ventas, compras y declaraciones tributarias. En la práctica, esto significa que una auditoría ya no comienza cuando un funcionario llega a una empresa.

Siesa, compañía colombiana especializada en software de gestión empresarial, ha identificado que buena parte de las inconsistencias detectadas durante las auditorías corresponde a errores operativos, diferencias entre sistemas y procesos que no han evolucionado al mismo ritmo que las exigencias regulatorias.

“Hace algunos años las empresas se preparaban para una auditoría cuando recibían una notificación. Hoy la preparación ocurre todos los días, porque la autoridad analiza información de manera permanente. Muchas organizaciones creen que cumplir consiste únicamente en emitir una factura electrónica, cuando en realidad la DIAN revisa la trazabilidad completa de la operación. Es allí donde suelen aparecer las inconsistencias”, explica Jesús Emilio Restrepo, Líder Master de Procesos de Investigación y Desarrollo de Siesa.

Entre los errores más frecuentes se encuentran la ausencia del Código Único de Factura Electrónica (CUFE), retrasos en la transmisión de documentos electrónicos y configuraciones incorrectas en los sistemas de facturación. Aunque puedan parecer fallas menores, estas situaciones pueden derivar en multas equivalentes al 1 % del valor facturado, hasta el límite establecido por la ley, e incluso en el cierre temporal del establecimiento en casos de reincidencia.

El alcance de la fiscalización también se ha ampliado. Además de la factura electrónica, la DIAN revisa la nómina electrónica, el documento soporte para compras a proveedores no obligados a facturar, el sistema RADIAN, que permite hacer seguimiento a las facturas electrónicas utilizadas como título valor, las operaciones de factoring y el Documento Equivalente Electrónico.

Uno de los riesgos menos visibles, pero con mayor impacto financiero, ocurre cuando una factura electrónica incumple los requisitos de validación establecidos por la normativa. En esos casos, la autoridad puede desconocer los costos, deducciones o descuentos de IVA asociados a la operación, incrementando la carga tributaria de la empresa al momento de presentar su declaración.

La diferencia está en la trazabilidad

Durante una auditoría, una de las mayores diferencias entre las empresas está en la capacidad de demostrar la trazabilidad de la información. Mientras algunas organizaciones deben reconstruir manualmente documentos provenientes de distintas plataformas, otras pueden presentar de forma inmediata la relación entre la factura emitida, el movimiento de inventario, el registro contable y su validación ante la DIAN. En un escenario de fiscalización digital, esa diferencia puede traducirse en horas de trabajo adicional o, incluso, en la imposibilidad de demostrar oportunamente que una operación cumplió con los requisitos exigidos por la autoridad tributaria.

“El reto ya no es únicamente emitir una factura electrónica, sino garantizar que toda la información del negocio sea consistente y pueda demostrarse cuando la autoridad la solicite. La trazabilidad se convirtió en un elemento clave para reducir riesgos tributarios”, señala Restrepo.

Según el experto, esa trazabilidad resulta mucho más sencilla cuando la facturación, la contabilidad y el inventario operan sobre una misma plataforma de gestión (ERP), ya que disminuye reprocesos, reduce errores manuales y facilita demostrar la consistencia de la información durante una auditoría.

Cinco verificaciones que conviene hacer antes de una auditoría

• Facturación electrónica al día: Toda venta debe estar respaldada por una factura electrónica o documento equivalente correctamente transmitido y validado.
• RUT actualizado: La actividad económica, dirección y responsabilidades tributarias deben reflejar la realidad actual de la empresa.
• Soportes de costos y gastos: Cada compra deducible debe contar con la factura electrónica del proveedor o con el documento soporte correspondiente.
• Información contable disponible y actualizada: Libros auxiliares, inventarios y comprobantes de ventas deben mantenerse organizados y disponibles para consulta.
• Protocolos internos para atender una visita: Es recomendable que el personal conozca cómo verificar la identificación del funcionario y cuál es el procedimiento interno antes de entregar documentación.

En un entorno donde la fiscalización es permanente y el análisis de datos tiene un papel cada vez más relevante en las labores de control, prepararse para una auditoría implica mantener la información financiera, contable y operativa del negocio organizada, consistente y disponible en todo momento.