Las responsabilidades tributarias y por qué las empresas deben revisar su RUT

Saphety, compañía especializada en soluciones de facturación y documentos electrónicos, recomienda a las empresas revisar las responsabilidades tributarias registradas en su Registro Único Tributario (RUT) y verificar que correspondan con sus actividades y obligaciones actuales.

“El RUT no debería verse únicamente como un documento para realizar trámites. Las responsabilidades allí registradas reflejan las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias de cada contribuyente. Por eso, mantener esta información actualizada y coherente con la realidad de la compañía es una buena práctica de cumplimiento”, explica Alejandro Silva, gerente general de Saphety.

¿Qué son las responsabilidades tributarias?

Las responsabilidades tributarias son las obligaciones y condiciones que la DIAN registra para cada contribuyente y aparecen en la casilla 53 del RUT, denominada “Responsabilidades, Calidades y Atributos”. Estas varían según la actividad, régimen tributario y características de cada empresa.

Entre los códigos que pueden aparecer se encuentran:

• 05 – Impuesto sobre la renta y complementarios, régimen ordinario.
• 42 – Obligado a llevar contabilidad.
• 47 – Régimen Simple de Tributación.
• 48 – Impuesto sobre las ventas (IVA).

No todas las empresas deben tener los mismos códigos. Estos deben corresponder con las obligaciones que realmente tenga cada contribuyente.

Cinco aspectos que las empresas deberían revisar

De acuerdo con Saphety, durante esta temporada las empresas pueden realizar una revisión preventiva de su RUT:

1. Responsabilidades tributarias: verificar que los códigos de la casilla 53 correspondan con las obligaciones actuales.
2. Actividad económica: comprobar que la actividad registrada coincida con la operación real de la empresa.
3. Información de identificación y ubicación: revisar datos como dirección y correo electrónico.
4. Obligación de llevar contabilidad: verificar que esta responsabilidad esté correctamente registrada bajo el código 42.
5. Coherencia de la información: contrastar el RUT con las actividades, régimen, obligaciones y operaciones actuales.

El RUT tiene vigencia indefinida, pero esto no significa que su información sea inmutable. Cuando se presentan cambios que modifican los datos registrados, el contribuyente debe verificar si corresponde actualizarlo.

“Uno de los errores más frecuentes es asumir que, porque el RUT ya fue expedido, no requiere volver a revisarse. La información debe reflejar la realidad actual del contribuyente”, agrega Silva.

Más trazabilidad, mayor importancia de la información

La revisión del RUT cobra relevancia en un entorno de creciente digitalización de la información tributaria. En este contexto, la DIAN habilitó desde el 21 de julio la consulta de la información exógena correspondiente al año gravable 2025, permitiendo a los contribuyentes revisar la información reportada por terceros antes de cumplir con sus obligaciones.

“Estamos entrando en una etapa en la que el cumplimiento tributario depende cada vez más de la calidad, consistencia y trazabilidad de la información. Revisar el RUT junto con la información contable, financiera y tributaria permite detectar oportunamente posibles diferencias”, señala Silva.

Para Saphety, mantener actualizada esta información permite fortalecer el cumplimiento, prevenir inconsistencias, mejorar la gestión interna y prepararse para un entorno tributario cada vez más digital y trazable. La actualización del RUT no tiene costo y, de acuerdo con la DIAN, debe realizarse dentro del mes siguiente al hecho que genera la modificación.

“Más que esperar a una fecha límite, las empresas deberían incorporar la revisión de su información tributaria dentro de sus procesos periódicos de control. El cumplimiento comienza por tener claridad sobre las obligaciones de la organización y asegurarse de que estén correctamente registradas”, concluye Silva.